En ce début d’année, vous êtes face à un dilemme… votre séminaire annuel doit avoir lieu mais compte tenu de la situation, 2 choix s’offrent à vous :
Attendre désespérément la fin du COVID (que l’on attend tous mais qui ne pointe pas encore le bout de son nez) et reporter le séminaire annuel tant attendu à l’an prochain. Tant pis pour cette année. Faisons l’impasse…
Se jeter à l’eau et opter pour le séminaire digital même si, de votre point de vue, le distanciel ne remplacera jamais le physique (on est bien d’accord) mais… ne nous laissons pas abattre et remotivons les équipes ! Elles en ont grand besoin en ces temps où la pause-café en équipe se voit remplacée par une pause lessive à la maison.
Pour notre client, l’idée d’un report de son séminaire annuel n’était pas une option satisfaisante. Remercier ses équipes, faire le bilan, parler avenir, retrouver une dynamique collective, impliquer les collaborateurs… tant de points essentiels à ne pas négliger en cette période si particulière.
N’hésitez plus et passez à l’action ! Pour vous y aider, nous avons élaboré pour vous la recette du succès à partir de notre cas client :
- Re-souder les liens inter-équipes grâce à des moments conviviaux et récréatifs
- Remercier et remotiver vos équipes avec l’appui d’un discours fédérateur et dynamique
- Impliquer vos collaborateurs à travers des ateliers participatifs innovants
- Assurer la fluidité de l’événement avec l’appui d’un partenaire technique fiable
- Transposer du « physique » dans votre événement digital
1. Re-souder les liens inter-équipes grâce à des moments conviviaux et récréatifs
Qui dit digital ne veut pas dire manque de convivialité. Tout au long du séminaire il est essentiel voire primordial (d’autant plus de manière digitale) de ponctuer l’événement de temps de cohésion à destination des collaborateurs, seuls ou en équipe grâce à des outils collaboratifs (par exemple Klaxoon). Dans le cas de notre client, le séminaire a été introduit par des ateliers « Ice Breaker » participatifs (exemple : météo du jour, l’élément marquant en 2020 pour chaque collaborateur, une passion cachée…). L’idée de ces temps conviviaux est de « sortir » du cadre professionnel et de s’axer sur « l’humain » : ses ressentis, ses émotions, son état d’esprit.
2. Remercier et remotiver vos équipes avec l’appui d’un discours fédérateur et dynamique
Rien de mieux dans la période actuelle pour remotiver les équipes que de commencer par remercier… mais aussi projeter vos collaborateurs vers l’avenir en dévoilant votre vision des mois à venir, les projets stratégiques de l’entreprise et même en réalisant une rétrospective de l’année passée. Un discours qui, chez notre client, a été agrémenté par la diffusion de caricatures digitales en live, retransmises directement sur les écrans des collaborateurs.
3. Impliquer vos collaborateurs à travers des ateliers participatifs innovants
Le séminaire est également une occasion en or pour donner la parole et impliquer les collaborateurs.Avec l’appui d’une animatrice à distance, 6 groupes de travail ont été formés pour travailler sur les 6 grands enjeux de l’année de l’entreprise (refonte de la communication, RSE, création d’un nouveau service, intégration des collaborateurs…). Chaque groupe de travail a pu utiliser des post-its virtuels pour alimenter un écran digital préconçu en amont par l’animatrice. A l’issue de ce travail, une restitution sous forme de live sketching* a été diffusée sur les écrans des collaborateurs (l’artiste avait accès aux post-its virtuels en direct et a donc pu « croquer » pendant la séance de travail de manière à restituer graphiquement les idées).
A noter : le séminaire peut être également l’occasion de faire intervenir un expert sur une thématique en accord avec les valeurs et l’orientation stratégique de l’entreprise (exemple : la RSE, le greenworking, mieux vivre le télétravail…).
4. Assurer la fluidité de l’événement avec l’appui d’un partenaire technique fiable
La plus grande crainte du client était sans hésiter les problèmes techniques que le séminaire au format digital pouvait engendrer. Cet aspect n’est surtout pas à négliger en distanciel…Nous avons tous vécu l’expérience d’un problème technique en direct : le micro qui ne fonctionne pas, la vidéo au rythme saccadé lorsque tous les yeux sont braqués sur l’écran… Dans ces cas de figure, l’intervenant détend l’atmosphère avec une pointe d’humour ou improvise une pause.A distance, l’exercice s’avère plus périlleux. C’est pourquoi il est important d’être accompagné par un prestataire technique sérieux dans la mise en œuvre de votre séminaire digital. Qui plus est, un prestataire ayant déjà l’expérience de ce type d’événement.
5. Transposer du « physique » dans votre événement digital
La cerise sur le gâteau est de pouvoir apporter une expérience physique à cet événement digital… Comment faire sur un format distanciel me direz-vous ? Nous nous sommes remués les méninges pour trouver une solution et palier à ce manque de « réel ». Notre client a testé notre concept « fouille dans ta box » qui a permis à chaque collaborateur de recevoir des éléments palpables chez lui afin de ponctuer l’événement digital par une expérience physique commune. Le contenu de notre concept « fouille dans ta box » avait été minutieusement pensé de manière à faire office de fil rouge tout au long du séminaire.
A travers ces quelques ingrédients essentiels nous espérons avoir fini de vous convaincre de ne pas baisser les bras face à la tenue de votre séminaire. Même si nous attendons tous de pouvoir de nouveau nous réunir en physique, maintenir le lien dans les équipes à travers des actions digitales nous paraît indispensable pour fidéliser et remotiver.
*Littéralement, c’est la réalisation en live de dessins ou croquis (sketch). Cette technique d’animation et de communication apporte de nombreux bénéfices au séminaire : souligner des informations, maintenir l’attention du public et faciliter la mémorisation des messages, en toute légèreté !
