Construire un événement éco-responsable : notre démarche en 4 points clés

Pour chaque événement que nous organisons, notre équipe intègre une réflexion sur le Développement Durable, dans une logique d’amélioration continue, pour diminuer son empreinte écologique et contribuer à l’économie locale : recours à des prestataires locaux, mobilité, économies d’eau et d’énergie, gestion des déchets… autant de sujets sur lesquels nous nous penchons, en collaboration avec chacun de nos clients, avec conviction et réalisme. Les organisateurs, le lieu d’accueil et l’agence événementielle travaillent de concert et dans une logique partenariale pour améliorer l’empreinte laissée par leur événement sur le territoire. Notre démarche en 4 points clés…

Une logique partenariale pour un événement plus vertueux

Le secteur de l’événementiel est par nature même une activité qui laisse une empreinte forte sur le territoire : le déploiement sur une durée très limitée, les déplacements liés aux visiteurs, aux exposants et aux prestataires, la création d’éléments de communication et de décor pour un temps très limité… Ces impacts ainsi posés, les enjeux sont, selon l’ADEME, “d’améliorer les performances environnementales et sociales des manifestations tout en développant une image positive et en impliquant l’ensemble des parties prenantes.”

En effet, pour organiser chacun de nos événements, nous sensibilisons et impliquons les acteurs de sa construction pour qu’ENSEMBLE, nous intégrions concrètement les valeurs et les principes de l’événementiel éco-responsable, avec une démarche d’amélioration d’une édition à l’autre pour les événements récurrents comme les salons.

DU CÔTÉ DES CLIENTS…

De façon générale, nos clients sont sensibles à la prise en compte du développement durable dans le montage de leur événement, même s’ils n’y avaient parfois pas pensé. Le sujet est fédérateur et génère des échanges riches et nourris. Par conviction ou par obligation réglementaire, bon nombre de secteurs d’activité sont directement concernés par les questions environnementales, sociales et économiques portées par le développement durable. Dans ce contexte, il apparaît rapidement évident, logique, voire indispensable, qu’un événement reflète cet effort collectif.

Cet engagement passe notamment par une prise en compte dans les contenus proposés (ex : interventions thématiques) de sujets présentant les enjeux du développement durable dans leur secteur d’activité.

DU CÔTÉ DES LIEUX D’ACCUEIL…

Les espaces d’accueil sollicités pour les événements que nous organisons sont hétérogènes dans leur prise en compte du développement durable. Nous estimons qu’il est de notre rôle de les sensibiliser et de les inciter « à faire mieux » pour ceux qui ne seraient pas encore impliqués, heureusement de moins en moins nombreux.

Le choix du lieu doit aussi être décidé en fonction de la localisation par rapport aux personnes potentiellement présentes, pour limiter les déplacements, et de son accessibilité (transports en commun notamment).

Des actions concrètes et visibles

Dans les faits, de nombreuses actions peuvent être mises en œuvre pour réduire l’impact de la filière événementielle.

Quelques exemples concrets, tous mis en œuvre sur tout ou partie de nos événements :

LOGISTIQUE & AMENAGEMENT

• Recours à des prestataires locaux quand la prestation nécessaire est effectivement disponible sur le territoire (logistique, fournitures, impression et fabrication, offre alimentaire…).
• Recherche de solutions anti-gaspi et économie circulaire.
• Suppression des éclairages complémentaires sur les stands et capitalisation sur l’éclairage du hall (limitation de la dépense énergétique) / temporisation de l’éclairage en phase de montage / démontage avec l’ouverture d’une ligne sur deux.
• Recours pour les plantes décoratives à un pépiniériste local, qui les récupère après chaque manifestation et les remet dans le circuit de vente.

OUTILS DE COMMUNICATION

• Pour les événements récurrents comme les salons, création des outils de communication avec l’objectif d’une réutilisation partielle d’une édition à l’autre (réemploi).
• Réduction des bâches plastiques à usage unique.
• Sourcing de solutions plus écologiques (ex : tissus tendus imprimés et réutilisables chaque année, porte-badges en cartons…).
• Réflexion sur l’impression des documents (juste grammage, juste format, juste quantité…).
• Ciblage des e-mailings et optimisation des listes de diffusion pour maximiser le taux de lecture et éviter les envois inutiles (pollution numérique).

MOBILITÉ & INCITATION AUX TRANSPORTS À FAIBLE EMPREINTE

• Intégration sur le site web et sur les communications pré-événement des solutions de mobilité douce (métro, bus…).
• Création d’une solution de covoiturage via une plateforme web et sensibilisation des visiteurs sur les outils de communication.

GESTION DE L’OFFRE ALIMENTAIRE

• Recours à des prestataires locaux (foodtrucks, traiteurs…).
• Tri des déchets et sensibilisation des traiteurs et foodtrucks : mise en place d’une solution de compostage pour les restes alimentaires avec une association locale dédiée.
• Mise en place de poubelles de tri pour le compostage et accompagnement / conseil.
• Lutte contre le gaspillage alimentaire en partenariat avec des associations de collecte de denrées invendues.
• Mise à disposition de fontaines à eau pour réduire l’utilisation de bouteilles plastique.
• Mise à disposition des exposants d’écocups.
• Création d’une solution de covoiturage via une plateforme web et sensibilisation des visiteurs sur les outils de communication.

La sensibilisation des participants

Parce que le caractère éco-responsable d’un événement dépend de l’engagement de toutes les parties prenantes, Essentiel fait le lien entre les différents acteurs (organisateur, lieu d’accueil, prestataires, associations locales…) pour impulser autant que possible, collectivement, une démarche plus vertueuse.

Exposants, visiteurs, invités, intervenants, prestataires… selon le type d’événement organisé, sont autant de publics à « embarquer » et à sensibiliser. La sensibilisation de ces publics passe évidemment par les outils de communication déployés : sur le site web, sur les réseaux sociaux et sur l’événement (ex : présentation de la démarche, intégration des solutions de mobilité douce dans les conditions d’accès, affichage à vocation pédagogique sur l’événement, intégration au questionnaire de satisfaction de questions relatives aux mesures mises en œuvre pour un événement plus responsable…).

Bien entendu, comme nous l‘avons dit précédemment, le programme de l’événement peut en complément intégrer la thématique du développement durable associée au thème ou au secteur d’activité concerné.

Un potentiel d’amélioration à nourrir

Conformément aux principes du développement durable, un événement éco-responsable se situe dans une démarche d’amélioration continue pour augmenter d’année en année ses performances environnementales, économiques et sociales. Cette montée en compétences et en actions sur la progression de l’empreinte laissée sur le territoire est un challenge particulièrement motivant et fédérateur pour les équipes : celles du client, celles du lieu d’accueil, et celles de l’agence évidemment !

Selon le degré de maturité de la démarche, des étapes plus ambitieuses peuvent être envisagées, comme le recours à un calculateur de performance événementiel, une démarche de certification ISO 20121 (pour le lieu d’accueil)…